Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Rampton Sp. z o.o.
1. Kogo dotyczy ta informacja?
Informacja dotyczy osób fizycznych, których dane osobowe Rampton Sp. z o.o. przetwarza w związku z:
- korzystaniem z witryny rampton.pl oraz kontaktem z Rampton przez formularz, pocztę elektroniczną, telefon lub korespondencję;
- przygotowaniem, zawieraniem i wykonywaniem umów, w tym osób prowadzących działalność gospodarczą, reprezentantów stron umów, pełnomocników, pracowników, współpracowników i osób wyznaczonych do kontaktów lub czynności technicznych;
- działalnością Rampton jako operatora systemu dystrybucyjnego, w zakresie, w jakim wykonywanie obowiązków operatora wiąże się z przetwarzaniem danych osób fizycznych.
Informacja obejmuje dane przekazane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, oraz dane otrzymane od innego podmiotu, w szczególności od jej pracodawcy, mocodawcy, kontrahenta lub z rejestrów publicznych.
2. Kto jest administratorem danych i jak się z nim skontaktować?
Administratorem danych przetwarzanych w celach opisanych w tej informacji jest Rampton Sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 98, 00-807 Warszawa, e-mail: kontakt@rampton.pl. Z Rampton można skontaktować się także pisemnie pod wskazanym adresem.
Rampton należy do grupy kapitałowej EDP Renewables. Przynależność do grupy nie oznacza, że wszystkie spółki grupy są administratorami tych samych danych. Możliwe udostępnianie danych EDP Renewables Polska Sp. z o.o. i EDP Renewables S.A. opisujemy w pkt 6.
3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy?
W zależności od sprawy przetwarzamy:
- dane identyfikacyjne i służbowe dane kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, stanowisko, nazwa podmiotu, adres do korespondencji, adres e-mail i numer telefonu;
- dane dotyczące reprezentacji, umocowania i udziału w realizacji umowy, w tym dane widniejące w umowie, pełnomocnictwie, korespondencji i dokumentach przekazanych w toku współpracy;
- dane przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, niezbędne do zawarcia umowy i rozliczeń;
- treść wiadomości, zapytań, reklamacji i innych dokumentów przekazanych Rampton;
- dane związane z korzystaniem z witryny, w szczególności adres IP, datę i czas połączenia oraz dane techniczne zapisywane w dziennikach serwera; informacje o plikach cookies przedstawiamy w pkt 9.
Dane otrzymujemy od Państwa, od podmiotu, w imieniu którego Państwo działają, od innych uczestników danej relacji umownej lub procesu operatora, a także — gdy jest to potrzebne do potwierdzenia reprezentacji lub statusu podmiotu — z publicznych rejestrów, takich jak KRS i CEIDG.
4. Po co i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i prowadzenie korespondencji, w tym przez stronę internetową | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes Rampton polegający na obsłudze korespondencji i spraw kierowanych do spółki; gdy osoba fizyczna zwraca się o zawarcie umowy we własnym imieniu — również art. 6 ust. 1 lit. b RODO. |
| Przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną, w tym z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie tej osoby lub wykonanie umowy, której jest stroną. |
| Kontakty z reprezentantami, pełnomocnikami, pracownikami i współpracownikami podmiotów będących stronami umów; organizacja współpracy i weryfikacja umocowania | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes Rampton i drugiej strony polegający na zawarciu i wykonaniu umowy, komunikacji oraz ustaleniu osób uprawnionych do działania w danej sprawie. |
| Realizacja obowiązków wynikających z przepisów mających zastosowanie do Rampton jako operatora systemu dystrybucyjnego oraz obowiązków rachunkowych i podatkowych, o ile w danej sprawie wymagają one przetwarzania danych osobowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Rampton, w szczególności na podstawie przepisów prawa energetycznego oraz przepisów o rachunkowości i podatkach. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz prowadzenie kontroli i audytów dotyczących działalności Rampton | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes Rampton polegający na ochronie praw spółki i weryfikacji prawidłowości jej działalności. |
| Zapewnienie działania i bezpieczeństwa witryny, wykrywanie błędów i nadużyć | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes Rampton polegający na utrzymaniu i zabezpieczeniu witryny. |
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych w korespondencji i zapytaniach jest dobrowolne, ale bez danych potrzebnych do kontaktu możemy nie móc odpowiedzieć lub załatwić sprawy. Podanie danych wymaganych przepisami albo niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy może być warunkiem realizacji tych czynności. Jeśli dane osoby kontaktowej przekazuje jej pracodawca lub mocodawca, ich przekazanie powinno ograniczać się do danych potrzebnych do danej współpracy.
6. Komu możemy ujawnić dane? Jaką rolę pełnią spółki EDP Renewables?
Dane mogą być dostępne dla upoważnionych osób działających na rzecz Rampton oraz dla podmiotów świadczących na jego rzecz usługi niezbędne do opisanych celów, na przykład usługi informatyczne, hostingu, obsługi korespondencji, prawne, księgowe lub audytowe. W zakresie wynikającym z danej sprawy dane mogą być przekazane uprawnionym organom oraz uczestnikom procesów dotyczących działalności operatora, jeśli wymagają tego przepisy lub realizacja właściwej relacji.
Dane mogą być udostępniane EDP Renewables Polska Sp. z o.o. oraz EDP Renewables S.A. w zakresie potrzebnym do obsługi Rampton, korzystania z systemów grupowych, wsparcia administracyjnego, nadzoru właścicielskiego oraz realizacji wymagań dotyczących zgodności działalności. W zależności od konkretnego celu spółki te przetwarzają dane na rzecz Rampton albo jako odrębni administratorzy. Informacje o przetwarzaniu danych przez spółki grupy EDPR w zakresie, w którym działają jako odrębni administratorzy, są dostępne w informacji EDPR dla Polski. W sprawie roli danej spółki w konkretnej sprawie można skontaktować się z Rampton pod adresem kontakt@rampton.pl.
7. Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?
Udostępnienie danych spółce EDP Renewables S.A. w Hiszpanii nie jest przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli Rampton udostępni dane odbiorcy poza EOG, Rampton poinformuje o odpowiedniej podstawie przekazania i zabezpieczeniach, w tym o sposobie uzyskania ich kopii lub informacji o nich.
8. Jak długo przechowujemy dane?
- Dane z zapytań przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i załatwienia sprawy, a następnie — jeśli jest to uzasadnione — do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z daną sprawą.
- Dane wykorzystywane przy przygotowaniu i wykonywaniu umowy przechowujemy przez czas prowadzenia negocjacji i obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.
- Dokumentację podlegającą obowiązkom rachunkowym, podatkowym lub szczególnym obowiązkom operatora przechowujemy przez okres wynikający z właściwych przepisów.
- Dane techniczne witryny przechowujemy przez okres potrzebny do zapewnienia jej działania i bezpieczeństwa.
Po upływie właściwego okresu dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że istnieje inna podstawa ich dalszego przechowywania.
9. Pliki cookies i podobne technologie
Witryna wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie niezbędne do jej działania oraz zapamiętania ustawień dotyczących prywatności. Rampton nie wykorzystuje danych z tych technologii do własnej analityki ani działań marketingowych.
10. Jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą?
Na zasadach określonych w RODO można żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także — gdy spełnione są odpowiednie warunki — przeniesienia danych. Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją w każdej chwili wycofać; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
W sprawie tych praw można pisać na adres kontakt@rampton.pl lub na adres pocztowy Rampton wskazany w pkt 2. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
W procesach opisanych w niniejszej informacji Rampton nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.
12. Aktualizacje informacji
Informacja może być aktualizowana w razie zmiany sposobu przetwarzania danych lub przepisów. Jeżeli zmiana ma znaczenie dla osób, których dane dotyczą, Rampton przekaże o niej informację odpowiednią do okoliczności, w szczególności przed rozpoczęciem przetwarzania w nowym celu.